Helsingin seurakuntayhtymän vuosittain järjestettävän 10-synttäreiden ilmoittautumisessa ja laskutuksessa on Helsingin seurakuntayhtymän nuorisotyönsihteerinä työskentelevä Pauli ”Pave” Syrjö vastaa 10-synttärit -tapahtuman järjestämisestä. Tapahtuman koosta kertoo se, että tapahtumaan kutsutaan vuosittain tuhansia helsinkiläisiä 10-vuotta täyttäviä seurakunnan jäseniä perheineen. Vuoden 2021 tapahtumaan lähetettiin noin 5000 kutsua.
Massatapahtuman ilmoittautuminen vaatii taustalleen luotettavan järjestelmän
Ilmoittautumis- ja laskutusjärjestelmällä on iso merkitys tapahtuman järjestämisessä, sillä se on useille asiakkaille ensikosketus asiointiin seurakunnan kanssa. Tämän vuoksi tapahtuman suunnittelussa pitää huomioida myös tekninen puoli. Paven mukaan tärkeimpiä asioita ilmoittautumisen käynnistämisessä on ajankohta, jolloin ilmoittautuminen avautuu sekä varmuus siitä, että ilmoittautumiseen käytettävässä järjestelmässä on riittävästi kapasiteettia isojen massojen samanaikaiseen ilmoittautumiseen. Seurakuntien tulee pystyä luottamaan siihen, että käytettävä järjestelmä on vakaa eikä riskiä kaatumisesta ole. Ilmoittautumisen helppoudella on myös merkitystä. Selkeä ja saavutettava ilmoittautumislomake ei jätä asiakkaalle epäselväksi sitä, mihin ilmoittaudutaan ja mitä ilmoittautuminen maksaa.
Ilmoittautuminen ja osallistumismaksujen maksaminen koettiin helpoksi
Erityisesti suoramaksu, jos vertaa aikaisempiin vuosiin, oli tänä vuonna parempi, ja siitä on tullut positiivista palautetta
Pauli Syrjö
Nuorisotyönsihteeri
Helsingin seurakuntayhtymä
Vuonna 2021 tapahtumaan osallistui reilu 5000 ihmistä ja tapahtumailmoittautumisessa hyödynnettiin Primen sähköisen asiointipalvelun ilmoittautumistoimintoja. Ensimmäistä kertaa kokeiltiin myös suoramaksutoimintoa, jossa ilmoittautuja maksaa osallistumismaksun, eli tässä tapauksessa tilaamansa rannekkeet saman tien ilmoittautumistapahtuman yhteydessä.
Kokemukset ilmoittautumisesta ja suoramaksusta olivat positiivisia. Koko ilmoittautumisen ja laskutuksen prosessi sujui hyvin ja asiakkaiden vähäiset yhteydenotot kertovat omaa tarinaansa kätevästä ja helppokäyttöisestä järjestelmästä.
