Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on TSS Prime Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 26.5.2021. Viimeisin muutos 23.9.2021.

1. Rekisterinpitäjä

TSS Prime Oy, Valimotie 21, 00380 Helsinki, info@prime.fi p. 030 550 500 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tiina Korolainen, tiina.korolainen@prime.fi, p. 040 506 2004 

3. Rekisterin nimi

Yrityksen yhteystieto-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • rekisterinpitäjän ja henkilön edustaman yrityksen välinen sopimus
  • henkilön suostumus postituslistojen, muiden valinnaisten listojen ja tiedotteiden tilaamiseen
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde)
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu markkinoida nykyisille ja potentiaalisille asiakkailleen ja kontakteilleen
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu, mikäli henkilö ilmoittautuu rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan tai webinaariin tai lataa mitä tahansa sisältöä rekisterinpitäjän verkkosivuilta
  • käsittely on tarpeellista rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden laillisten velvoitteiden noudattamiseksi
  • käsittely on tarpeellista laillisten vaatimusten harjoittamiseksi tai puolustamiseksi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

  • rekisterinpitäjän nykyisten tai potentiaalisten asiakasorganisaatioiden edustajien tunnistaminen ja yhteydenpito
  • tiedottaminen rekisterinpitäjän tarjoamissa palveluissa tapahtuvista muutoksista, käyttökatkoista ja häiriötilanteista
  • rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden markkinointi
  • tapahtumien järjestäminen
  • asiantuntijapalveluiden tarjoaminen
  • markkinointikieltojen ylläpito

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat

  • nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite)
  • organisaatio, jota henkilö edustaa ja rooli organisaatiossa
  • henkilön käyttämään internetyhteyteen liittyviä tietoja, kuten verkkoyhteyden IP-osoite
  • muita henkilön vapaamuotoisesti rekisterinpitäjälle luovuttamia tietoja
  • tietoja rekisterinpitäjän palveluista, joita henkilön edustama organisaatio on tilannut tai
    joihin henkilö on osoittanut kiinnostusta

Tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu markkinoida ratkaisujaan henkilön edustamalle organisaatiolle, asiakassuhde on olemassa tai oikeutettu etu rekisterinpitäjällä säilyy.

Henkilötietoja saatetaan tallentaa rekisterinpitäjän luottamukselliseen dokumentaatioon, kuten tarjouskilpailudokumentteihin, sopimuksiin, tiketöintijärjestelmään, laskutukseen, kirjanpitoon ja tositteisiin. Näitä tietoja säilytetään sovellettavissa olevien laillisten ja lakisääteisten vaatimusten perusteella.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.
Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Lisäksi tietoja saadaan nettisivuilla (prime.fi) olevien evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

7. Sivustomme käyttämät evästeet ja Google Analytics

prime.fi -sivustolla käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäistunnon ylläpitämiseksi. Eväste on asiakkaan selaimelle lähetettävä tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron.

Sivustoa käyttämällä annat suostumuksesi edellä mainittujen evästeiden käyttöön. Mikäli et halua hyväksyä evästeiden käyttöä, voit poistaa evästeet käytöstä muuttamalla selaimesi asetuksia.

Sivustomme käyttää käyttäjäseurannassa Google Analytics-ohjelmistoa. Google Analyticsin avulla kootaan tilastollista analytiikkaa verkkosivuvierailuista. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla (mm. Yhdysvalloissa). Google Analyticsiin kertyy ainoastaan anonyymia tietoa kävijäryhmien oletetuista yleisötiedoista (ikäryhmä, sukupuoli, aihepiirit/kiinnostuksen kohteet). Tietoa vierailluista sivustoista tai yksittäisistä kävijöistä ei kerätä.
Tietoja voidaan käyttää sivustomme kehittämiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Tietojen käsittelyn osana rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja seuraaville vastaanottajille:

  • rekisterinpitäjän markkinointikumppanit ja -työkalut
  • rekisterinpitäjän liikekumppanit
  • tapahtumajärjestäjät
  • Microsoftin pilvipalvelut – huomioi että kun tieto on tallennettu Euroopan talousalueen sisällä, sitä saatetaan ajoittain katsoa ja käsitellä myös Euroopan talousalueen ulkopuolelta Microsoftin GDPR-ehtojen ja -edellytysten mukaisesti
  • Sivustomme käyttäjäseurannasta syntyvän datan säilytys Googlen palvelimilla, emme kuitenkaan luovuta sivustokäyttäytymistietoja ulkopuolisille

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).