Organisaation eri osa-alueiden toimintaa ohjataan tehokkaimmin keskitetysti yhdellä ohjelmistolla, jonka ominaisuudet voidaan valita tarpeiden mukaan. Prime-toiminnanohjausjärjestelmä on jatkuvasti kehittyvä ja laajalti mukautettava kokonaisuus, jota on tarvittavista osista riippumatta helppo käyttää.
Oulun seitsemän evankelisluterilaista seurakuntaa muodostavat yhdessä Oulun seurakuntayhtymän, joka huolehtii muun muassa seurakuntien taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja viestinnästä. Seurakuntayhtymän arjessa yksi oleellisimmista asioista on, että oikeat tilat on aina varattuna oikeille henkilöille ja että henkilöt ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Prime-toiminnanohjausjärjestelmä on ollut tässäkin asiassa merkittävässä roolissa. Seurakuntayhtymän kiinteistö- ja leirikeskuspalvelujen kiinteistösihteeri Tanja Koponen toteaa, että yhtymässä on noin neljäsataa työntekijää ja he kaikki käyttävät Prime-toiminnanohjausjärjestelmää päivittäin.
– Prime helpottaa sillä tavalla, että jokainen tietää, missä pitää olla ja milloin. Varsinkin kun on erilaisia työmuotoja ja yksiköitä, Prime palvelee erittäin kattavasti koko henkilöstöä.
Käytön laajuuden mahdollistaa osaltaan se, että Prime kulkee tarvittaessa mukana. MobiiliPrimen ansiosta järjestelmää pääsee käyttämään kaikilla mobiililaitteilla, joissa on internetyhteys.
Joustavasti räätälöitävissä
Primen ohjelmistokokonaisuus on muokattavissa erilaisilla lisäosilla, joista kukin on suunniteltu jonkin tietyn toiminnon hallintaan. Koponen kertoo, että Oulun seurakuntayhtymä ohjaa Primen avulla hautatoimea, diakoniapalveluja, henkilöstö- ja muita ajanvarauksia, verkkomaksulaskutusta, ilmoittautumista kaikkiin seurakuntien tilaisuuksiin ja tuoreimpana lisäyksenä leirikeskusten toimintaa. Ohjelmistokokonaisuuteen lisättävien moduulien ansiosta Prime muovautuu ja kasvaa organisaation muuttuvien tarpeiden mukana.
– Parasta Primessä on ehdottomasti se, että ollaan saatu samaan järjestelmään kaikki tilat ja henkilöt sekä pystytään seuraamaan työn ja tilojen käytön tehokkuutta.
Asiakaslähtöistä palvelua
Primeä kehitetään aktiivisesti käyttäjiltä saadun palautteen pohjalta. Lisäksi asiakasta tuetaan mahdollisissa ongelmatilanteissa pikaisesti ja tehokkaasti. Mutkaton käyttökokemus on Primen laadunvarmistuksen keskiössä, ja apu on organisaation Prime-pääkäyttäjälle ja hänen varahenkilöilleen aina sähköpostiviestin tai soiton päässä.
– Päivittäisessä tuessa meitä autetaan tosi nopealla aikataululla. Jos ollaan aamulla yhteydessä ongelmasta, se on pääsääntöisesti iltapäivään mennessä korjattu. Yhteistyö Primen kanssa on toiminut kyllä hyvin.
Koposen mukaan Prime on Oulun seurakuntayhtymälle hyvin toimiva väline, jolla organisaation eri toimintoja voidaan hallita ja seurata käytännöllisesti samassa järjestelmässä.
– Voin kyllä suositella Primeä kaikille seurakunnille. Siinä on todella kattavat ominaisuudet tällä hetkellä, ja kehitystyötä tehdään koko ajan. Se sopii varmasti niin pieneen kuin isoonkin seurakuntaan tai seurakuntayhtymään.
