Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä otti käyttöön Primen hautatoimen moduulin vuonna 2023. Kokonaisuus käsittää yhdeksän hautausmaata yhteensä yli 80 hehtaaria sekä yli 100 000 vainajaa. Alla oleva tarina perustuu hautatoimiston työntekijöiden Jaana Kohosen, Johanna Gunellin ja Päivi Tauriala-Alhroosin haastatteluun syyskuussa 2025.
Lähtötilanne
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän hautatoimessa hoidetaan laajaa kokonaisuutta: siunausvaraukset, uurnanlaskut, haudanhoitosopimukset, jäähyväistilaisuuksien järjestelyt, hautakirjanpito sekä näihin liittyvä laskutus. Asiakaspalvelu tapahtuu sekä kasvokkain hautatoimistossa että puhelimitse ja sähköpostitse, kun taas hautausmaat sijaitsevat eri puolilla Turkua ja Kaarinaa.
Ennen Primen hautatoimen käyttöönottoa seurakuntayhtymä käytti Primeä jo muissa toiminnoissaan, mutta hautatoimen prosesseja hoidettiin osittain erillisissä järjestelmissä ja osin paperilla. Kalenterit elivät omassa ympäristössään, hautakirjanpito ja laskutus toisessa, ja paperitulosteita kertyi valtavia määriä. Päivät täyttyivät mapittamisesta ja paperipinojen läpikäymisestä sen sijaan, että aikaa olisi voitu käyttää sujuvaan asiakaspalveluun.
Asiakkaan tarpeet ja haasteet
Keskeiset haasteet ennen Primen hautatoimen käyttöönottoa liittyivät hajanaisiin järjestelmiin ja manuaaliseen työhön:
- Kaksi eri järjestelmää: Kalenterit olivat Primessä, mutta hautakirjanpito ja laskutus toisessa ohjelmassa. Työntekijöillä oli jatkuvasti useampi ohjelma auki, ja tieto oli pirstaleista.
- Paperipohjainen työ: Jokaisesta siunausvarauksesta tulostettiin jopa 5–6 erilaista dokumenttia ja ne arkistoitiin käsin. “Päivät menivät paperipinoja pyöritellessä”, kuvailee hautatoimiston väki.
- Monimutkainen vanha logiikka: Vanhan järjestelmän käyttölogiikka koettiin epäselväksi – esimerkiksi se, milloin Enteriä sai painaa ja milloin ei, ei ollut intuitiivista.
Tarve oli yhdistää hautatoimen tiedot ja prosessit samaan selkeään järjestelmään, sujuvoittaa arkea ja siirtää toiminta aidosti nykyaikaan.
Järjestelmän käyttöönotto
Primen hautatoimen valinta oli luonnollinen askel, koska Prime oli jo muutenkin laajasti käytössä seurakuntayhtymässä. Kun hautatoimen tiedot saatiin samaan järjestelmään muiden toimintojen kanssa, muodostui yhtenäinen kokonaisuus, jossa tieto liikkuu jouhevasti.
Käyttöönotto oli kuitenkin merkittävä muutos, ehkä suurin hautatoimen yksikössä sitten ensimmäisen hautatoimen ohjelmistohankinnan jälkeen. Haasteena oli pieni työntekijämäärä ja valtavat tietomassat, jotka piti siirtää ja jäsentää uuteen järjestelmään.
Käyttöönottoprojektiin kuuluvat Primen koulutukset antoivat hyvän lähtökohdan, mutta todellinen oppiminen tapahtui arjen työssä, kun uusia rutiineja hiottiin käytännössä. Yksi konkreettinen koetinkivi oli ensimmäinen kesähoitokierros, jolloin järjestelmän kautta lähetettiin noin 8000 kesähoitotarjousta. Tästäkin urakasta selvittiin lopulta hyvin. Samalla varmistui, että Prime skaalautuu seurakuntayhtymän tarpeisiin.
Käyttöönoton myötä hautatoimen arki alkoi vähitellen rakentua uuden, yhtenäisen järjestelmän ympärille.
Järjestelmän hyödyt
Prime on tuonut Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän hautatoimeen merkittäviä parannuksia sekä tehokkuuteen, tiedonhallintaan että asiakaspalveluun.
- Yksi järjestelmä, koko hautatoimen prosessi
Siunausvaraukset, uurnanlaskut, niihin liittyvät laskut, hautakirjanpito ja hautojen hoidot löytyvät kaikki samasta järjestelmästä. Tämä näkyy suoraan asiakaspalvelussa: asiakkaiden kysymyksiin voidaan vastata nopeammin, kun olennaiset tiedot ovat heti käsillä. - Työn nopeutuminen ja arjen yksinkertaistuminen
Prime on jatkuvasti auki, ja asioiden selvittäminen on huomattavasti aiempaa nopeampaa. Työtä ei enää hidasta järjestelmästä toiseen hyppiminen tai paperikansioiden selaaminen. “Primestä asioita löytää simppelisti”, kuvailevat käyttäjät kokemustaan. - Paperittomampi ja tietoturvallisempi toimintatapa
Paperien tulostaminen ja mapittaminen on käytännössä jäänyt pois. Tämä on ollut hautatoimistolle “äärimmäisen iso asia”:- Tieto löytyy yhdestä paikasta
- Henkilötiedot eivät enää liiku pöydillä paperipinoissa
- Kaikki tarvittavat dokumentit, kuten hautauslomakkeet, hautaustoimiston dokumentit ja hautakirjat, voidaan tallentaa suoraan tilaisuuden tai haudan tietokortille.
Unelmana siintää vielä sekin, että myös vanhat mapit skannattaisiin ajan myötä Primeen, jolloin koko hautatoimen historia olisi hallitusti yhdessä järjestelmässä.
Yhteistyö Primen kanssa
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä ei ole ollut vain järjestelmän käyttäjä, vaan aktiivinen kumppani Primen kehityksessä. He ovat olleet mukana kehitysohjausryhmässä ja esittäneet useita käytännönläheisiä kehitysehdotuksia.
Primen tuki reagoi aina tiketteihin. Tuki vastaa yhteydenottoihin, ja asiaan etsitään ratkaisu. Joskus se edellyttää kehittäjien työtä, jolloin vastaus ei ole ihan välitön, mutta asiat etenevät.
Primen kehitystyö tapahtuu yhdessä hautatoimiston väen kanssa. Kun ohjelmisto on tullut tutuksi, myös kehitysehdotusten tekeminen on helpottunut. Parannusideoita syntyy arjen tilanteista, ja niitä viedään yhdessä eteenpäin.
Yksi konkreettinen esimerkki kehitystyöstä on päivityksen myötä tullut ponnahdusikkuna, joka ilmoittaa, jos asiakasrekisteristä löytyy sama henkilötunnus kuin vainajalla. Näin vältetään tilanne, jossa sama henkilö on järjestelmässä yhtä aikaa ”elossa” asiakasrekisterissä ja vainajana hautatoimen moduulissa. Käytännön ongelma, jonka ratkaisemista Turun seurakuntayhtymässä oli toivottu.
Vinkit muille seurakunnille
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kokemuksista nousee esiin useita oppeja muille seurakunnille ja yhtymille, jotka harkitsevat Primen hautatoimen käyttöönottoa:
- Suunnittele käyttöönotto ja koulutus huolellisesti
Mieti etukäteen, miten koulutus ja käyttöönotto toteutetaan käytännössä. On suuri etu, jos vanhan järjestelmän tuntija voi perehtyä myös Primeen ja auttaa ymmärtämään, mitä tietoa siirretään ja miten se kannattaa uudessa järjestelmässä jäsentää. - Hyödynnä testiympäristöä kunnolla
Testiympäristöä kannattaa “pyörittää syvällisesti” ennen varsinaista tiedonsiirtoa. Uuteen järjestelmään on hyvä tutustua käytännössä, jotta mahdolliset rakenteelliset haasteet havaitaan ajoissa. - Puhdista vanha data ennen siirtoa
Turun seurakuntayhtymä korostaa, että vanhan järjestelmän tietojen läpikäynti ja siivoaminen etukäteen olisi helpottanut työtä merkittävästi. Esimerkiksi yksi asia saattoi olla neljällä eri otsikolla vanhassa järjestelmässä. Nämä olisi ollut huomattavasti helpompi yhtenäistää ennen siirtoa kuin sen jälkeen. “Putsaa ensin vanha, ennen kuin lähdet uuteen.” - Nimeä projektipäällikkö
Käyttöönotosta ja tiedonsiirrosta vastaava henkilö, joka voi keskittyä projekteihin täysipainoisesti, olisi ollut suuri apu. Vastaava rooli kannattaa nimittää jo projektin alussa. - Ajoita siirto viisaasti
Tiedonsiirtoa ja järjestelmävaihtoa ei kannata ajoittaa kiireisimmän kauden, kuten vuosittaisten hoitotarjousten, päälle. Näin henkilöstölle jää enemmän tilaa oppia uutta ja varmistaa, että arjen prosessit rullaavat. - Hyvä viestintä helpottaa poikkeustilanteita
Ohjelmistomuutoksissa “aina sattuu ja tapahtuu”, mutta seurakuntayhtymässä koettiin, että sekä asiakkaat että sidosryhmät olivat ymmärtäväisiä, kun tilanteista viestittiin avoimesti.
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle Primen hautatoimi on merkinnyt siirtymistä paperipinoista ja hajanaisista järjestelmistä yhtenäiseen, nykyaikaiseen ja asiakaspalvelua tukevaan toimintamalliin ja matkaa jatketaan yhdessä Primen kanssa järjestelmää edelleen kehittäen.
*Tämän tekstin luonnostelussa on hyödynnetty generatiivista tekoälyä.